Ủy nhiệm chi là gì? Ủy nhiệm chi được tạo ra để cho phép khách hàng thực hiện, ký và điền thông tin vào biểu mẫu ủy nhiệm thanh toán của ngân hàng. Dựa trên thông tin này, ngân hàng sẽ trích tiền từ tài khoản của khách hàng để thanh toán cho người nhận. Chính xác thì ủy nhiệm chi là gì? Khi nào nên sử dụng ủy nhiệm chi? Hãy cùng FX Việt đi tìm hiểu thông qua bài viết hôm nay nhé!
Ủy nhiệm chi là gì?
Ủy nhiệm chi hay còn được gọi là lệnh chi hoặc UNC Đây là một phương thức thanh toán trong đó người trả tiền điền vào mẫu lệnh thanh toán do ngân hàng phát hành. Sau đó, người trả tiền sẽ nộp lại cho ngân hàng nơi tài khoản được tạo để cho phép ngân hàng trích một khoản tiền từ tài khoản hiện tại bằng với số tiền trên giấy ủy nhiệm để thanh toán cho các hóa đơn, dịch vụ hay người nhận nào đó.
Tóm lại, UNC là một dạng chứng từ giao dịch mà người trả tiền sẽ lập để ủy quyền cho ngân hàng trả tiền mặt cho người thụ hưởng.
UNC phải được tạo và ký bởi khách hàng, và ngân hàng chỉ sử dụng nó để tạo lệnh chuyển tiền để chuyển cho người thụ hưởng. Ngoài ra, nếu không có sự đồng ý trước bằng văn bản, ngân hàng không được phép rút tiền từ tài khoản thanh toán của khách hàng.
Quy định về ủy nhiệm chi
Sẽ có quy định cụ thể cho từng phương thức thanh toán. Đối với ủy nhiệm cũng vậy, người lập cần lưu ý 3 quy định cơ bản sau:
Quy định về số liên
Ủy nhiệm chi được lập thành hai bản, một bản gửi ngân hàng và một bản gửi lại cho khách hàng để đối chiếu sổ sách sau này.
Quy định về chữ ký
Ủy nhiệm chi cần có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay. Đối với công ty nhỏ không có kế toán trưởng, việc ủy quyền chỉ cần có chữ ký của chủ tài khoản. Tất cả các chữ ký phải giống với chữ ký đã đăng ký với ngân hàng.
Quy định về đóng dấu
Mẫu ủy nhiệm chi phải được đóng dấu rõ ràng, thẳng hàng, một chiều và đúng màu mực theo quy định của ngân hàng. Con dấu phải bằng ⅓ chữ ký ở bên trái.
Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?
- Ủy nhiệm chi có thể dùng để thanh toán, chuyển tiền giữa 2 tài khoản trong cùng hệ thống hoặc khác hệ thống.
- Khi một lệnh thanh toán được thực hiện bằng UNC, số tiền của lệnh sẽ được gửi ngay lập tức đến tài khoản thanh toán của người hưởng thụ
- Nếu bạn sử dụng UNC để gửi tiền, tiền sẽ được gửi đến tài khoản thanh toán của người nhận nếu họ cùng hệ thống ngân hàng. Trong các trường hợp khác, người nhận sẽ được thanh toán từ tài khoản ngân hàng bằng tài khoản Chuyển khoản phải trả.
Có bao nhiêu loại ủy nhiệm chi khác nhau?
Giờ đây, khách hàng có thể sử dụng mẫu lệnh ủy nhiệm chi online hoặc mẫu lệnh ủy nhiệm chi được in sẵn tại quầy giao dịch của ngân hàng.
Ủy nhiệm chi online
Mẫu ủy nhiệm chi online là mẫu ủy nhiệm chi được in ngay từ website của ngân hàng. Khách hàng chỉ cần vào trang web của ngân hàng, điền các thông tin theo mẫu được cung cấp trên trang web, sau đó in ra và gửi lại cho ngân hàng.
Ủy nhiệm chi tại quầy
Nếu không muốn viết ủy nhiệm chi trực tuyến, bạn có thể lấy mẫu ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch của ngân hàng. Các ngân hàng sẽ thường xuyên cung cấp cho khách hàng sổ ủy nhiệm chi để chủ động soạn văn bản trước nhằm tiết kiệm thời gian.
Ưu nhược điểm của ủy nhiệm chi
Ưu điểm
- Ngân hàng kiểm soát chặt chẽ thủ tục thanh toán nên ít xảy ra rủi ro nhất.
- Thanh toán đơn giản và nhanh chóng.
- Người tiêu dùng cho phép ngân hàng thanh toán trực tiếp cho người nhận.
Nhược điểm
- Người ủy quyền thanh toán ủy nhiệm chi phải trả phí cho ngân hàng.
- Nếu trong tài khoản của người ủy quyền không đủ tiền để thanh toán theo nội dung của giấy ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ từ chối thực hiện giao dịch. Do đó, thủ tục thanh toán có thể bị trì hoãn.
Nội dung của ủy nhiệm chi
Lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi bao gồm các thành phần sau:
- Tên giấy ủy nhiệm chi hoặc số seri.
- Tên, địa chỉ và số tài khoản người trả tiền.
- Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cho người nộp tiền.
- Tên, địa chỉ, số tài khoản của người thụ hưởng.
- Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cung cấp cho người thụ hưởng.
- Số tiền ủy nhiệm chi bằng số và chữ.
- Địa điểm, ngày lập lệnh chi hoặc phép chi.
- Chữ ký của chủ tài khoản hoặc chữ ký của người được chủ tài khoản ủy quyền;
Các đặc điểm khác được khuyến nghị bởi các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán là hợp pháp.
Hướng dẫn cách viết ủy nhiệm chi
Phần dành cho khách hàng
Ngày/tháng/năm: Ngày lập ủy nhiệm chi
Đơn vị thanh toán:
- Tên tài khoản: tên cá nhân hoặc doanh nghiệp đứng tên tài khoản
- Số tài khoản: tài khoản của bên chuyển tiền
- Tại ngân hàng: là nơi mở tài khoản của khách hàng.
- Số tiền bằng số: là số tiền bạn muốn chuyển, ghi cụ thể số tiền và đơn vị tiền.
- Số tiền bằng chữ.
- Nội dung thanh toán: lý do bạn gửi tiền.
- Lệ phí: Chọn xem khoản phí được trả bởi người gửi hay người thụ hưởng.
Đơn vị thụ hưởng:
- Người thụ hưởng và tên tài khoản người thụ hưởng: tên của người, công ty, doanh nghiệp mà bạn muốn chuyển tiền. Điều quan trọng cần lưu ý là nó phải được nêu chính xác như tên đăng ký của tài khoản.
- Số tài khoản: là số tài khoản mà bạn muốn gửi tiền vào.
- Tại ngân hàng: Ghi tên ngân hàng nơi mở tài khoản của người thụ hưởng.
Phần dành cho ngân hàng
Ủy nhiệm chi dành cho ngân hàng bao gồm nội dung như sau:
- Số bút toán
- Giao dịch viên
- Kiểm soát viên
Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi
Bước 1: Lập, giao, nhận ủy nhiệm chi
Người nộp tiền có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp. Sau khi lập giấy ủy nhiệm chi, bạn sẽ gửi đến ngân hàng nơi lập tài khoản.
Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi
Khi lệnh chi đến, ngân hàng phải kiểm tra để đảm bảo rằng ủy nhiệm chi là hợp pháp và chính đáng. Lúc này, ngân hàng sẽ xác định số dư trên tài khoản của người trả tiền có đủ để trả cho người thụ hưởng hay không. Nếu lệnh thanh toán không hợp lệ, ngân hàng sẽ thông báo cho người trả tiền và yêu cầu người đó chỉnh sửa, làm lại hoặc từ chối lệnh thanh toán.
Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán
Nếu lệnh thanh toán hợp lệ, ngân hàng sẽ xử lý chứng từ và thực hiện lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng. Tiền thường được gửi đến tài khoản người nhận trong vòng một ngày làm việc.
Trường hợp người thụ hưởng nhận tiền mặt thì thực hiện như sau:
- Người thụ hưởng là cá nhân: Khi nhận tiền từ ngân hàng, bạn phải xuất trình các giấy tờ như CCCD, hộ chiếu hợp lệ,… Nếu người nhận là người được ủy quyền thì phải cung cấp thêm giấy tờ ủy quyền theo quy định và pháp luật hiện hành.
- Người thụ hưởng là công ty, tổ chức: Ngoài giấy tờ tùy thân, người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền phải có giấy tờ chứng minh tư cách đại diện theo pháp luật của tổ chức đó.
Nếu người thụ hưởng được ngân hàng thông báo nhưng không nhận được tiền hoặc không liên lạc được trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền thì ngân hàng phải hoàn trả tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
Lưu ý khi tiến hành giao dịch về ủy nhiệm chi
Khách hàng cần lưu ý những vấn đề cần lưu ý sau để có thể hoàn tất giao dịch bằng lệnh thanh toán một cách chính xác và tiết kiệm thời gian nhất:
- Kiểm tra số dư tài khoản để kiểm tra xem có đủ để thanh toán số tiền chuyển tiền không. Nếu không đủ, bạn phải gửi thêm tiền.
- Bạn có thể lấy các mẫu giấy phép thanh toán của ngân hàng và ghi lại chúng ở nhà hoặc tại nơi làm việc để chúng có thể được xử lý ngay lập tức khi bạn đến ngân hàng.
- Kiểm tra tất cả các thông tin trên mẫu ủy quyền thanh toán hai lần để tránh phải viết lại và lãng phí thời gian.
- Kiểm tra kỹ số tài khoản và ngân hàng của người nhận để tránh ủy nhiệm chi và gửi tiền sai địa chỉ người nhận.
Sự khác biệt giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản
Chuyển khoản ngân hàng và ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán được thiết lập bởi người trả tiền thông qua các bên trung gian như ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước. Tuy nhiên, hai hình thức này có sự khác biệt như nhau:
Đặc điểm |
Chuyển khoản ngân hàng | Ủy nhiệm chi |
Định nghĩa | Chuyển khoản là hình thức thanh toán trong đó người gửi và người nhận bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng. |
Ủy nhiệm chi yêu cầu bên thanh toán phải có tài khoản ngân hàng, bên nhận có thể nhận tiền mặt mà không cần sử dụng tài khoản ngân hàng. |
Quy trình thực hiện |
Người gửi có thể thực thi lệnh Online thông qua website hoặc ứng dụng điện tử của ngân hàng. | Người trả tiền phải lập mẫu trực tiếp tại ngân hàng trong đó có thông tin của hai bên, chữ ký, đóng dấu của giám đốc và kế toán trưởng. |
Thành phần tham gia | Chuyển khoản được thực thi giữa các cá nhân, công ty hoặc tổ chức bất cứ lúc nào. |
Các công ty và doanh nghiệp khi kinh doanh dài hạn có thể sử dụng ủy nhiệm chi với các khoản thanh toán định kỳ. |
Một số câu hỏi liên quan đến ủy nhiệm chi
Khi nào Ủy nhiệm chi được coi là chứng từ hợp pháp?
Ủy nhiệm chi được coi là xác thực nếu có đầy đủ các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/3/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Ủy nhiệm chi có mấy liên?
Thông thường UNC sẽ có 2 liên như sau:
- Liên 1: Ngân hàng giữ
- Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận sẽ đóng dấu chứng từ và cung cấp cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp làm căn cứ hạch toán.
Kết luận
Có thể nói ủy nhiệm chi là một trong các dịch vụ ngân hàng cung cấp cho người dùng để cho phép ngân hàng sử dụng tiền của mình để chi trả cho các dịch vụ, hoạt động được yêu cầu. Hơn nữa, bằng cách sử dụng ngân hàng làm trung gian, UNC thể hiện sự an toàn của mình khi có các giao dịch phát sinh.
Hy vọng thông qua bài viết trên của FX Việt bạn đã biết được giấy ủy nhiệm chi là gì? Ủy nhiệm chi ngân hàng có gì đặc biệt? Hãy truy cập website của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!